ما هي الرقمنة ولماذا تتجه إليها المؤسسات؟
أصبحت الرقمنة (أو إلغاء التعامل الورقي) حديث الساعة لدى مديري الشركات والمسؤولين الإداريين، حتى باتت تُعتبر ظاهرة ضرورية وليست مجرد موضة عابرة. فما الأسباب وراء هذا الإقبال الكبير عليها؟
قبل كل شيء، يجدر بنا توضيح معنى الرقمنة:
هي عملية تهدف إلى استبدال الوثائق الورقية التقليدية بنسخ رقمية، كتحويل الملفات الورقية إلى صيغة PDF بعد مسحها ضوئيًا. وفي معناها الأوسع، تشمل الرقمنة أيضًا التخلي عن جميع المهام الورقية داخل المؤسسة.
ويجب التمييز هنا بين الرقمنة والتحول الرقمي، فالأولى تتعلق بالوثائق والإجراءات الإدارية، أما الثانية فتشمل التحول الشامل لطرق العمل والخدم
لماذا الرقمنة؟
1. لتجاوز البطء الإداري
تُعرف العديد من الدول الناطقة بالفرنسية، مثل فرنسا، ببطء الإجراءات الإدارية فيها. وهنا تأتي الرقمنة كحل فعّال لتسريع هذه العمليات وتبسيطها.
فعلى سبيل المثال، عند تأسيس شركة جديدة، لم يعد من الضروري التنقل بين الإدارات. يكفي جمع الوثائق المطلوبة وتحويلها إلى صيغة رقمية ثم إرسالها بالبريد الإلكتروني. يمكن للمسؤولين الاطلاع على الملفات عن بُعد، مما يختصر الوقت ويُسرّع الإجراءات بشكل كبير.الرقمنة باستخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (GED)
أصبحت الرقمنة اليوم ضرورة أساسية لكل مؤسسة تسعى لتحديث عملها وتحسين إنتاجيتها.
فوائدها كثيرة، منها:
تقليص تكاليف الطباعة والتخزين،
تسهيل البحث وتبادل المعلومات،
تعزيز أمن الوثائق وسريتها.
ويُعتبر نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (GED) الأداة الأكثر استخدامًا في هذا المجال، لأنه يُمكّن من تتبع الوثائق، وضمان الامتثال القانوني، وتقليل الأثر البيئي. إنها استثمار استراتيجي لأي مؤسسة تسعى إلى إدارة رقمية مرنة وفعّالة.
2. لتوفير الوقت والمساحة والمال
من أبرز مزايا الرقمنة ما يلي:
توفير الوقت: إذ يمكن الوصول إلى الملفات وتحليلها ومعالجتها بسرعة، مع إمكانية توقيعها إلكترونيًا.
توفير المساحة: لم يعد هناك حاجة لغرف أرشيف ضخمة، ويمكن استغلال تلك المساحات كمكاتب إضافية أو أماكن عمل مريحة.
توفير المال: فالتخلي عن الطباعة والأرشفة اليدوية وخدمات النقل يقلل التكاليف بشكل كبير.
تشير بعض الدراسات (مثل YouSign.com) إلى أن إدارة الوثائق الورقية قد تستهلك ما بين 5% إلى 15% من رقم معاملات المؤسسة. ويمكن إعادة استثمار هذه الأموال في تطوير الموارد البشرية أو العمليات التسويقية
3. لحماية البيئة وتقليل البصمة الكربونية
أصبح الحفاظ على البيئة اليوم معيارًا أساسيًا لتقييم أداء المؤسسات.
من خلال الرقمنة، يمكن تقليل استهلاك الورق بشكل كبير، وبالتالي الحد من إزالة الغابات وانبعاثات الكربون.
تُظهر الإحصاءات أن صفحة مطبوعة من كل ست صفحات تُرمى في القمامة، أي ما يعادل حوالي 1.2 مليون شجرة سنويًا وقرابة 900 ألف طن من نفايات الورق في فرنسا وحدها.
كما أن إنتاج طن واحد من الورق يحتاج إلى حوالي 300 ألف لتر من الماء.
إضافة إلى ذلك، فإن تقليل التنقلات الإدارية لتسليم أو استلام الوثائق يعني تقليل استخدام الوقود والطاقة الأحفورية.
الأسئلة الشائعة – لماذا الرقمنة؟
ما أهم فوائدها؟
توفير الوقت، تقليل التكاليف، وتحسين تتبع الوثائق.
هل هي مربحة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة؟
نعم، فتكلفتها الأولية تُسترجع بسرعة من خلال الوفورات المحققة.
كيف تُحسّن الكفاءة؟
عبر أتمتة الإجراءات والوصول الفوري إلى الملفات.
ما تأثيرها على الموظفين؟
تتطلب تدريبًا بسيطًا، لكنها تُخفف من المهام المتكررة.
هل تقل الأخطاء؟
نعم، بفضل سير العمل الآلي والفهرسة الذكية.
هل الأمان أفضل؟
بالتأكيد، من خلال التشفير والتحكم في صلاحيات الوصول.
ما فوائدها البيئية؟
تقليل استهلاك الورق وانبعاثات النقل.
هل هي قانونية؟
نعم، بشرط احترام المعايير والشهادات المعتمدة.
هل تُعزز التعاون داخل المؤسسة؟
نعم، إذ تُمكّن عدة مستخدمين من العمل على نفس الوثيقة في الوقت نفسه.
كيف نبدأ؟
بإعداد خريطة تدفقات الوثائق ثم اختيار الأدوات الرقمية المناسبة.تدريبية؟